Finanza personale

Gestire la carta, quale noiosa e futile incombenza! Eppure siamo sommersi tutti i giorni dalla carta. Le contabili della banca, le bollette del gas, dei rifiuti, dell’acqua e dell’energia, le lettere che ci propinano pubblicità indesiderata e non richiesta a valanghe, ecc.

Ora sappiamo benissimo che il problema è che nel mucchio ci sono documenti di cui abbiamo l’obbligo o la convenienza a conservarli, mentre moltissimi altri sono semplicemente da buttare, e che ci vuole molto tempo per fare questo lavoro.

Come fare allora a gestire materialmente tutti questi documenti? Tenendo presente che la prescrizione ordinaria è di 5 anni, ma che in pratica ci conviene archiviare e conservare quelli più importanti come contratti di affitto, di mutuo, di investimento, estratti-conto e simili per almeno 10 anni, c’è almeno un’altra ragione importante per conservare, classificare e archiviare i documenti, soprattutto quelli che si riferiscono alla Banca e alle Assicurazioni: la loro pronta reperibilità in caso si debba fare un ricorso, scrivere una lettera di contestazione, e quindi si debba citare gli estremi del vecchio documento.

Una seconda ragione è quella di poter reperire dati importantissimi per compiere valutazioni economiche, calcoli di convenienza, prendere decisioni, ad esempio cambiare fornitore di energia.

Non da ultima la possibilità di riportare le spese effettivamente sostenute nel passato su un foglio di lavoro di Excel e costruirsi tabelle, grafici, budgets e strumenti di controllo della gestione familiare, come vedrete ampiamente in altri articoli in via di preparazione su questo sito.

Ma cos’è la prescrizione? Si tratta di un termine massimo di tempo, entro il quale è possibile far valere alcuni diritti, per esempio quello di impugnare e contestare l’applicazione di condizioni a voi sfavorevoli da parte di Banche, Compagnie assicurative, Operatori telefonici ecc., mentre una volta che è trascorso il termine stesso questo non è più possibile per legge.

Su centroconsumatori.it trovate una utilissima tabella riassuntiva dei tempi di conservazione dei vari documenti che interessano il bilancio familiare.

Naturalmente ora le possibilità che ci sono offerte dalla tecnologia sono molte di più che in passato, pensiamo alla possibilità anche per una famiglia di poter disporre di uno scanner per la digitalizzazione di un documento e di vari softwares, taluni anche gratuiti, come vedremo, per poter archiviare in modo ottimale sul nostro disco fisso i documenti elettronici in formato PDF ed associarli magari ad un database come access per poterli ritrovare velocemente.

Ma c’è un’altro consiglio che mi sento di poter dare circa la documentazione cartacea ed è il seguente. Acquistate delle cartelle con i lembi, di formato almeno sufficiente a contenere l’A4 (cm. 20,9 x 29,7), intestatele a penna con il nome di ciascun soggetto con il quale avete rapporti giuridici in corso (una cartella diversa per ognuno di questi soggetti) e gli estremi più importanti del contratto e/o il codice cliente con il quale voi siete da lui identificati (lo trovate su ogni bolletta o fattura), e infine inserite nella cartella stessa tutti i documenti che vi si riferiscono, anche se i documenti stessi si riferiscono ad anni diversi.

Se i documenti di un soggetto sono troppi, fate una cartella per ogni anno, se ancora non è sufficiente fate una cartella per ogni trimestre, ma ripetendo sempre il nome del soggetto e gli estremi identificativi. In ogni cartella vanno inseriti il contratto originale, le lettere successive, le contabili, le bollette, fatture e qualsiasi altro documento si riferisca a quel soggetto.

Per estremi identificativi intendo: se si tratta di una banca, il numero di conto corrente, il codice abi, codice cab, il numero dell’agenzia e il codice IBAN internazionale; se si tratta di una compagnia assicurativa il numero di polizza, il codice cliente, la data di decorrenza e scadenza; se si tratta di un operatore telefonico, il numero di telefono, il codice cliente, la data di scadenza del contratto; se si tratta dell’Enel o di qualsiasi altro gestore acqua, luce e gas, il codice cliente, il codice identificativo del contatore, il numero di matricola del contatore, il codice contratto, la data di attivazione del servizio.

In questo modo diventa enormemente più facile recuperare prontamente i documenti nel caso si renda necessario. Molti suddividono le bollette per categoria di spese o per anno, ma mi sono reso conto con la pratica che in questo modo, data la crescente complessità dei rapporti e della recente possibilità di cambiare operatori e fornitori, i criteri tradizionali di classificazione e suddivisione delle bollette non sono più adatti.

Io personalmente tengo un misto di documentazione cartacea (contratti originali firmati a mano e pochi altri documenti imporanti) e digitale (la maggior parte di tutti gli altri documenti) e cerco di fare richiesta di non inviare documenti cartacei ma in formato digitale ogni qual volta entro in relazione con un nuovo soggetto.

In questo modo si risparmiano anche cifre non trascurabili di spedizione ed invio bollette e fatture che poi ci vengono fatturate nelle bollette stesse. Per quanto ruguarda i conti correnti on line, è sufficiente stamparsi una sola volta all’inizio il contratto e le condizioni generali e poi una volta l’anno l’estratto conto. Le contabili periodiche non vale la pena di stamparle perchè fa comunque fede l’estratto conto (salvo operazioni importanti per le quali serve assolutamente la contabile completa).